Hoe organiseer je een succesvol bedrijfsevenement? De complete gids met stappenplan.

Je baas komt naar je toe: "Kunnen jullie over 3 maanden een personeelsfeest organiseren voor het hele team?" Je denkt: shit, waar begin ik?
‍

We snappen het. Een bedrijfsevenement organiseren is best een klus. Vooral als je het voor het eerst doet, of als het alweer een tijdje geleden is.
‍

In deze whitepaper leer je stap voor stap hoe je een memorabel bedrijfsevenement organiseert, van de eerste planning tot evaluatie achteraf. Deze whitepaper is gebaseerd op 12 diepte-interviews met office managers, HR-professionals en management assistenten, plus honderden evaluaties van corporate events.

‍

Deel 1: Doel en datum

‍

1.1 Bepaal het doel van je evenement
‍

Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar dit vergeten mensen het vaakst. "We organiseren een personeelsfeest" – oké, maar waarom? Want dat bepaalt alles wat je daarna doet.
‍

Voorbeelden van doelen

1. Succes vieren
2. Het team dichter bij elkaar brengen (teambuilding)
3. Waardering tonen
4. Motiveren en inspireren
5. Netwerken
6. Kennisdeling
7. Promotie en branding

Waarom dit zo belangrijk is? Als je jouw doel scherp hebt, kun je later makkelijker een passende invulling bedenken. Als je een mooie mijlpaal wil vieren met je team (succes vieren), dan kies je een andere invulling dan wanneer je mensen wil motiveren en inspireren. Bij het eerste, zal de invulling meer feestelijk zijn en kun je meer prioriteit geven aan het eten, drinken, muziek en misschien zelfs een leuk thema. Bij het tweede, draait het evenement meer om de inhoud en zal je waarschijnlijk een interessante spreker laten komen.
‍

Schrijf je doel op in één zin. Echt. Doe het. Dan kun je bij elke volgende keuze checken: past dit bij ons doel?

‍

‍

1.2 Bepaal de locatie van het evenement
‍

In de meeste gevallen kiezen bedrijven voor hun eigen locatie. Logisch, want je kent de ruimte, het is gratis, en iedereen weet hoe ze er moeten komen. Toch kan het soms ook juist extra feestelijk zijn om het evenement op een externe locatie te organiseren.

‍

Indien je kiest voor een externe locatie, houdt dan rekening met de volgende punten:
‍

• Grootte van de locatie: Vrij logisch, maar goed om er zeker van te zijn dat jouw externe locatie niet te klein (of te groot) is voor jouw groep mensen. Houdt rekening dat er in de praktijk 10-15% minder mensen opdagen dan het aantal genodigden.
• Vaste catering: Sommige locaties zijn gebonden aan vaste cateraars, wat de keuze voor andere cateraars beperkt maakt.
• Bereikbaarheid en parkeren: Sommige locaties zijn lastig te bereiken (met auto en/of OV), waardoor dit de drempel verhoogt en er minder mensen komen opdagen of pas later aansluiten.
• Stroomvoorziening: De meeste leveranciers, zoals cateraars of DJ’s, maken gebruik van stroomvoorzieningen op locatie. Bij evenementen met een grote stroombehoefte kan er zelfs krachtstroom, ook wel bekend als driefasenstroom, nodig zijn.

‍

‍

1.3 Datum vaststellen
‍

We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: Begin op tijd. Zeker als je plant in mei, juni, september of december – dan zijn alle goede cateraars al snel volgeboekt. Voor dit soort hoogseizoen maanden, raden we aan om drie tot zes maanden van tevoren al te boeken.
‍

Het bepalen van een geschikte datum hangt natuurlijk af van wanneer de meeste gasten aanwezig kunnen zijn. Voor interne evenementen is het belangrijk om rekening te houden met mogelijke andere bedrijfsactiviteiten en agenda’s.
‍

Niet duidelijk wanneer de meeste mensen kunnen? Je kunt de beschikbaarheid van mensen pijlen door een poll met drie of vier opties te delen. Kijk simpelweg eerst wanneer de meeste mensen kunnen en maak dan de datum pas definitief!
‍

‍

Deel 2: Mensen uitnodigen

‍

2.1 Save the date (de teaser)
‍

Nadat je de datum hebt bepaald, is het belangrijk om deze zo snel mogelijk te delen met alle genodigden. Houd het lekker simpel, een kort berichtje is voldoende: "Hoi, op [datum] gaan we [iets leuks] doen. Houd 'm vrij! Meer info volgt later."
‍

Dat is alles. Geen uitgebreide mail, geen programma, gewoon de date claimen in mensen hun agenda.

Terwijl jij de datum al geclaimd hebt, kun je met een gerust hart verder nadenken over de invulling van het evenement (zie deel 3 van deze whitepaper). Je hebt dan rustig de tijd om verschillende opties te overwegen, offertes aan te vragen en een concreet programma samen te stellen.

‍
‍

2.2 De (echte) uitnodiging versturen
‍

Wanneer je meer duidelijkheid hebt over de verdere invulling van jouw evenement, kun je mensen een uitnodiging versturen met meer informatie. Maar denk ook aan jezelf! Je wil natuurlijk ook graag weten wie er wel/niet/misschien komen en wat eventuele dieetwensen en/of allergieën zijn waar de catering rekening mee moet houden.
‍

Welke tools zijn handig voor het versturen van een uitnodiging? Je kunt het best een uitnodiging versturen vanuit jouw digitale (zakelijke) agenda. Om additionele informatie, zoals dieetwensen, uit te vragen is het handig om een formulier toe te voegen. Denk hierbij aan Google Forms, Typeform of Surveymonkey. De link naar het formulier kun je toevoegen aan de beschrijving van je uitnodiging.
‍

We raden aan om een deadline te stellen voor het opgeven van de aanwezigheid. Gebruikelijk is om dit 7-14 dagen voor het evenement te doen. Dit is namelijk belangrijk voor het doorgeven van de definitieve aantallen aan de cateraar.
‍

Holie Pizza stelt haar klanten in staat om tot 7 dagen voor hun evenement het gastenaantal kosteloos te verhogen of verlagen. Volledig kosteloos. Zo voorkom je onnodige kosten en minimaliseren je samen de foodwaste.

‍
‍

2.3 Herinneringen (want mensen vergeten dingen)
‍

Save the date verstuurd – check. Uitnodiging verstuurd – check. En dan... stilte. Want zo gaat het meestal.

Mensen zijn druk, je mail verdwijnt tussen de 47 andere mails van die dag, en voor je het weet is het twee dagen voor de deadline en heeft de helft nog niet gereageerd. Herkenbaar? Dan ben je niet de enige.
‍

Plan daarom strategische reminders in. Dit zijn goede momenten voor reminders:
‍

• 3 weken voor deadline
• 1 week voor deadline
• Op de deadline-dag
  ‍

Maak het interactief voor meer betrokkenheid: Mensen reageren beter als ze het gevoel hebben dat hun mening ertoe doet. Laat ze bijvoorbeeld stemmen tussen twee catering-opties, of vraag welke activiteit ze het leukst vinden. Een simpele poll met "Pizza Margherita of Pizza BBQ Ch*cken?" zorgt ervoor dat mensen niet alleen reageren, maar zich ook betrokken voelen bij het evenement. En het geeft je als organisator meteen nuttige input voor de invulling.
‍

Hierdoor blijf je niet alleen top-of-mind bij alle mensen, maar houd je ze ook enthousiast. En dat scheelt je een hoop onzekerheid in de laatste week voor het evenement.

‍
‍

3. De invulling (waar je stiekem al mee begon)
‍

3.1 Bepaal de invulling
‍

Het kan een uitdaging zijn om een leuke invulling te bedenken voor jouw evenement. Zeker als jullie op regelmatige basis iets organiseren, kan het lastig zijn om steeds iets nieuws te bedenken. Kijk daarom goed naar je doel voor het evenement en of dit wellicht anders is dan de vorige keer (zie je wel dat dat waarom belangrijk was?).
‍

Als je succes wilt vieren:

• Maak er een feest van – muziek, drank, leuke sfeer
• Proost-moment waar iemand iets zegt over wat er bereikt is
• Een vermakelijke bingo (zoals een drag-queen bingo)
• Goede catering (mensen herinneren zich altijd het eten)

‍

Als je het team wilt verbinden:

• Pizza workshop – samen leren én plezier maken en afsluiten met een heerlijke zelfgemaakte pizza!
• Teamspel waarbij elk team een kort optreden of theaterstuk mag voordoen
• Een buitenactiviteit (als het weer het toelaat)
• Creatieve workshop waar je écht moet samenwerken
• Een fotobooth met leuke attributen

‍

Als je waardering wilt tonen:

• Ga all-out met het eten – denk voor-, hoofd- én nagerecht
• Champagne bij binnenkomst
• Persoonlijke speeches (maar hou ze kort!)
• Live muziek of performances van een cabaretier, acrobaat of draq queen
• Een (persoonlijk) kadootje voor iedereen

‍

Als je mensen wilt motiveren en inspireren:

• Keynote speaker die inspireert (geen saaie PowerPoint)
• Workshop waar ze iets nieuws leren
• Iets interactiefs waar ze zelf moeten nadenken

Je kunt natuurlijk meerdere activiteiten of elementen combineren. Bijvoorbeeld: ontvang je gasten met champagne, luister dan naar een inspirerende spreker en sluit af met lekker eten en drinken samen. Zo stel je zelf een evenement samen dat goed past bij je doel, het publiek en het moment.

‍

‍

3.2 Hoeveel kost het organiseren van een bedrijfsevenement?

‍

De realiteit is dat het budget sterk afhankelijk is van je bedrijf en het type evenement. Meestal wordt er gewerkt met een budget per persoon, maar soms ook met een totaalbedrag waar je binnen moet blijven.

‍

Voor casual events zoals een teamlunch of borrel ligt het budget doorgaans tussen de €25 en €40 per persoon. Hiervoor krijg je goed eten, denk aan versgebakken pizza's, eventueel aangevuld met een borrelplank of toetje. Bij dit soort evenementen kiezen bedrijven er vaak voor om de dranken zelf te regelen, wat flink scheelt in de kosten.

‍

Voor grotere evenementen zoals een jaarlijkse personeelsfeest, Kerstdiner of zomerfeest zie je budgetten tussen de €45 en €75 per persoon. Hier pak je het groter aan met een uitgebreid buffet: voorgerechten, meerdere hoofdgerechten, salades, en een feestelijk toetje. Ook de dranken worden dan vaak verzorgd door de cateraar, van standaard bier en wijn tot speciaalbieren of zelfs cocktails en mocktails als je echt iets te vieren hebt.

‍

Wat bepaalt het verschil? Het draait vooral om de hoeveelheid gangen, de variatie in het menu, en of dranken wel of niet bij de cateraar worden afgenomen. Hoe uitgebreider het menu en completer het arrangement, hoe hoger het budget per persoon.

‍

Een praktische tip: houd 10-15% van je budget achter als buffer voor onverwachte kosten. Last-minute extra gasten, weersomstandigheden waardoor je toch heaters nodig hebt, of andere aanpassingen. De buffer voorkomt stress op het laatste moment.

‍

Naast het eten en drinken is er nog iets dat vaak wordt vergeten in budgetoverwegingen: de beleving. Live cooking - zoals pizza's die voor de neus van je gasten worden gemaakt - voegt niet alleen smaak toe, maar ook entertainment en sfeer. Mensen blijven fascineren door het deeg dat door de lucht vliegt en de geur van versgebakken pizza's die door de ruimte trekt. Deze ervaring maakt je evenement memorabel, zonder dat je daar aparte entertainment voor hoeft in te huren.
‍

‍‍

3.3 Een cateraar kiezen (het meest belangrijk)

‍

Dit is het moment waar alles om draait. Je kunt de mooiste locatie hebben, het beste programma, en de perfecte speeches - maar als het eten niet deugt, is dat wat mensen onthouden. Goed eten maakt een evenement.

‍

Is het eten echt lekker? Klinkt logisch, maar je zou versteld staan hoe vaak dit misgaat. Kwalitatief hoogwaardig eten is niet negociable - het is de basis. Check reviews, vraag naar referenties, en als het kan: proef van tevoren.

‍

Denkt de cateraar mee? Een goede cateraar stelt vragen. Over de gelegenheid, je wensen, verwachtingen, je groep, je budget. Ze waarschuwen je voor dingen die niet werken en komen met suggesties die je zelf niet had bedacht. Het verschil tussen een ordernemer en een sparringpartner is enorm. Je wilt die laatste.

Bij complexere evenementen - van een simpele lunch tot een groot jubileumfeest - is die ervaring en dat meedenken cruciaal. Iemand die weet wat werkt voor 30 personen weet niet automatisch wat werkt voor 300 personen. 

‍

Ervaring en bewezen kwaliteit. Heeft de cateraar dit vaker gedaan? En wat vonden anderen ervan? Lees de reviews om te onderzoeken hoe andere klanten de cateraar ervaren hebben. Dat is bewezen kwaliteit waar je op kunt vertrouwen.

‍

Flexibiliteit met gasten aantallen. De realiteit is dat aantallen veranderen. Mensen melden zich af, nieuwe collega's worden uitgenodigd of plannen wijzigen. Bij sommige cateraars is het na het accepteren van de offerte niet meer mogelijk om het gasten aantal te wijzigen. Een cateraar die tot een week van tevoren nog aanpassingen toestaat, zoals Holie Pizza, bespaart je onnodige kosten en stress. Het voorkomt ook food-waste; je betaalt alleen voor wat je echt nodig hebt.

‍

Professionele uitstraling. Van de eerste offerte tot de uitvoering op de dag zelf: alles moet kloppen. Verzorgd eten, nette presentatie, en een team dat weet wat ze doen. Professionaliteit zie je terug in elk detail - van hoe het eten eruit ziet tot hoe de crew zich gedraagt.

‍

Duurzaamheid (steeds belangrijker). Voor steeds meer bedrijven is dit geen nice-to-have meer, maar een must. Waar komt het eten vandaan? Hoeveel vlees zit erin – of juist helemaal niet? Wat gebeurt er met verspilling? Er zijn nog maar weinig cateraars die dit onderwerp écht serieus nemen met bijvoorbeeld plantaardige opties, lokale en seizoensgebonden ingrediënten, en zelfs de CO2-uitstoot te compenseren. Als duurzaamheid belangrijk is voor jullie organisatie, check dit expliciet.

‍

Prijs-kwaliteit moet kloppen. De goedkoopste optie is zelden de beste. Focus op waar je het meeste waarde voor je geld krijgt. Een iets hogere prijs die zorgt voor veel betere kwaliteit en ervaring is vaak de betere investering dan de laagste prijs die resulteert in teleurgestelde gasten.

‍

One-stop-shop voordeel. Hoe minder partijen je moet coördineren, hoe makkelijker je leven. Als één cateraar zowel eten, drinken als aankleding kan verzorgen, scheelt dat enorm veel gedoe. Je hebt één aanspreekpunt, één draaiboek, en geen gedoe met verschillende leveranciers die allemaal op andere tijden komen en andere eisen hebben.

‍

Wat kun je verwachten van een volledige cateraar? De betere cateraars kunnen naast standaard catering ook zorgen voor:

‍

• Uitgebreid eten en drinken - van snacks tot complete menu's, van standaard frisdrank tot cocktails en speciaalbieren.
• Aankleding en sfeer - tenten, verlichting, decoratie die past bij je thema
• Extra's - koffiecorner met barista, fotograaf, of een DJ

‍

Dit betekent niet dat je alles moet afnemen, maar het is fijn om te weten dat de optie er is als je het nodig hebt.

‍

De bottom line. Kies een cateraar waar je vertrouwen in hebt. Iemand die begrijpt wat je wilt bereiken, die meedenkt over de invulling, en die bewezen heeft dat ze kwaliteit leveren. De prijs is belangrijk, maar niet het belangrijkste. Een goed evenement met blije gasten is meer waard dan een goedkoop evenement waar niemand enthousiast over is.

‍
‍

3.4 Het draaiboek (een must-have)

‍

Een draaiboek is je overzicht van alles wat er die dag gaat gebeuren - met tijden erbij. En dan bedoelen we echt alles. Niet alleen wat je gasten zien, maar ook wat erachter gebeurt: wanneer arriveert de cateraar, hoe lang duurt de opbouw, wanneer begint de afbouw?

‍

Waarom is een draaiboek zo belangrijk? Zonder draaiboek vlieg je blind. Je weet niet of de opbouw op tijd klaar is, of er genoeg tijd is tussen onderdelen, en je hebt geen houvast als er iets misgaat. Met een draaiboek weet iedereen - van cateraar tot DJ tot die collega die een speech houdt - wat er van hen verwacht wordt en wanneer.

‍

Een concreet voorbeeld. Je organiseert een bedrijfsborrel voor 100 mensen. Zo ziet een draaiboek eruit:

14:00-16:00 Aankomst cateraar, start opbouw
15:30 Opbouw afgerond, finale check
16:00-17:00 Inloop gasten met welkomstdrankje en hapjes
17:00-18:30 Hoofdgerecht met live cooking en bijgereechten
18:30-19:00 Speech directie
19:00-20:00 Toetje - einde programma
20:00-21:00 Afbouwen en opruimen

‍

Onderschat de opbouwtijd niet. Voor standaard catering met 100 personen reken je minimaal 1 tot 1,5 uur opbouwtijd. Bij grotere evenementen of extra aankleding eerder 2 tot 3 uur. Geef je cateraar die tijd; het voorkomt stress en zorgt dat alles er verzorgd uitziet als je gasten binnenkomen.

‍

Wie maakt het draaiboek voor je evenement? Idealiter doet je cateraar dit. Zij weten hoeveel tijd ze nodig hebben en kunnen inschatten hoelang onderdelen duren. Een goede cateraar stuurt je een draaiboek waarin alles staat.

‍

‍

3.5 Belangrijke praktische zaken

‍

De leuke dingen zijn geregeld. Nu de praktische kant. Dit soort details lijken misschien onbelangrijk, maar ze kunnen je evenement maken of breken. Bespreek deze zaken van tevoren met je cateraar om verrassingen op de dag zelf te voorkomen.

‍

Hoe zit het met stroom voor catering? Professionele catering draait op elektriciteit. Het is altijd goed om de totale stroombehoefte in kaart te brengen. Voor kleine evenementen met enkel pizzaovens, kom je meestal uit te voeten met gewone stopcontacten. Voor evenementen met meerdere elektrische apparaten kan het handig zijn om gebruik te maken van krachtstroom. Hierdoor kan de cateraar, en eventuele andere leveranciers, meer stroom trekken op jouw locatie. Krachtstroom is ideaal, maar als dat er niet is, hebben goede cateraars ook andere oplossingen. Check dit van tevoren met je cateraar, zodat iedereen goed voorbereid is en gepaste maatregelen kan nemen.

‍

Hoeveel ruimte heeft de catering nodig? Is er een lift voor zwaar materiaal, of moet alles via de trap? Waar kan er in- en uitgeladen worden - bij de hoofdingang of is er een aparte laadplek? Dit klinkt saai, maar het scheelt enorm veel gedoe als je cateraar dit van tevoren weet.

‍

Hoe zit het met parkeren? Afgezien van de parkeergelegenheid voor alle gasten, is het belangrijk dat er rekening gehouden wordt met het parkeren voor de cateraar. De cateraar neemt vaak veel en zwaar materieel mee. Niemand wordt blij van een lange sjouwpartij met zware spullen.

‍

Moet de cateraar gebruik maken van liften? Goede cateraars zijn voorbereid op alle soorten locaties en kunnen hun set-up prima opbouwen op de tiende verdieping. Dat betekent wel vaak dat er gebruik gemaakt moet worden van liften. Belangrijk dat het voor de cateraar duidelijk is waar er in- en uitgeladen moet worden en wat de afmetingen van de lift zijn. Het zou toch jammer zijn als die bar op wielen niet omhoog vervoerd kan worden.. 

‍

Wie is er op de dag zelf aanwezig als aanspreekpunt? Zorg dat je cateraar een mobiel nummer heeft voor noodgevallen. En regel dat iemand sleutels of toegangspassen heeft als de locatie nog gesloten is bij aankomst.

‍

Deze dingen lijken details, maar ze bepalen of je dag soepel verloopt of dat er gestrest wordt geïmproviseerd. Bij Holie Pizza catering ontvangen klanten standaard na akkoord van de offerte een formulier met alle praktische vragen. Zo hoef jij er zelf niet over na te denken.

‍

‍

3.6 Een thema kiezen (optioneel maar leuk)

‍

Een thema is niet noodzakelijk, maar het kan je evenement van "leuk" naar "memorabel" tillen. Het geeft richting aan alle keuzes die je maakt, van aankleding tot muziek tot het eten. En het belangrijkste: mensen vinden het leuk. Het geeft ze iets om zich op voor te bereiden, iets om over te praten, en het maakt betere foto's.

‍

Waarom een thema werkt. Een goed thema zorgt ervoor dat alles op elkaar aansluit. De decoratie past bij de muziek, het eten past bij de sfeer, en het geheel voelt coherent. Mensen kunnen zich erop kleden, wat direct zorgt voor meer betrokkenheid. En na afloop hoor je: "Weet je nog dat personeelsfeest met dat White Lotus thema?" in plaats van "Weet je nog dat personeelsfeest van twee jaar geleden of zo?"

‍

Goede ideeën voor thema’s voor jouw bedrijfsevenement:

‍

• Bruine kroeg - gezellig, bruin café vibes, frituursnacks en bier
• Mediterranean summer - buiten eten, mediterrane smaken, relaxte sfeer
• Bollywood - kleurrijk, feestelijk, Indiase twist
• Stranger Things 80's - Neon kleuren, arcade games en 80's hits
• White Lotus - Luxe poolparty met tropische cocktails en resort vibes
• Peaky Blinders - Speakeasy sfeer met whisky, jazz en vintage aankleding
• Legendary duo's - Gasten komen als iconische duo's (Mario & Luigi, Bonnie & Clyde, Romeo & Julia)
• Casino Royale - Chique en spannend met speeltafels, cocktails en dress code
• Roaring 70's - Disco ballen, wijde pijpen, en soul muziek
• Dirty Denim - Raw en rebellious met spijkerstof, leer en rock 'n roll vibes

‍

Bespreek je thema met je cateraar. Als je een thema kiest, doe het dan goed. Ga all-in. Een halfbakken thema werkt niet. Bespreek het met je cateraar, want goede cateraars kunnen hun presentatie (en soms zelfs eten) aanpassen aan je thema. Is je thema White Lotus? Dan kan jouw cateraar bijvoorbeeld zorgen voor eetbare bloemen op de hapjes!

‍

‍

3.7 De definitieve gastenlijst (7-10 dagen van tevoren)

‍

Er zijn altijd mensen die niet of pas laat reageren. Daarom is die deadline zo belangrijk. Meestal ligt deze 7 tot 10 dagen voor het evenement. Stuur in de dagen ervoor nog een paar reminders, en sluit op de deadline-dag de registratie.

‍

Het belang van de definitieve gastenlijst. Met het definitieve aantal kan je cateraar precies inschatten hoeveel eten en drinken nodig is. Geen verspilling, geen tekorten, geen onnodige kosten. Je hebt dan ook alle dieetwensen en allergieën inzichtelijk - essentieel voor de cateraar.

‍

Last-minute wijzigingen. Je hebt opeens tien extra aanmeldingen Aangepaste dieetwensen Of wellicht heb je er door de positieve weersvoorspelling toch voor gekozen om het evenement naar buiten te verplaatsen. Dit kan allemaal gebeuren! Check of je cateraar flexibiliteit biedt; goede cateraars zoals Holie Pizza catering staan aanpassingen toe tot een week van tevoren. Dat scheelt onnodige kosten, minimaliseert food-waste, en voorkomt en hoop stress.

‍

‍

4. De belangrijke dag: Show-time!

‍

4.1 De dag zelf: voorbereidingen

‍

Als je het goed hebt voorbereid, is jouw werk grotendeels gedaan. De dag zelf draait om uitvoering - en dat is vooral de taak van je cateraar en eventuele andere leveranciers.

‍

Het draaiboek is je houvast. Vandaag val je terug op dat draaiboek waarin alles staat: wie komt wanneer, wat gebeurt er op welk moment, en hoe laat is iedereen weer weg. Geen verrassingen, geen chaos.

‍

Jouw rol vandaag. Zorg dat je bereikbaar bent als de cateraar arriveert. Check of de ruimte toegankelijk is en dat iemand de deur kan opendoen. En dan: loslaten. Jij hebt je werk gedaan, nu is het hun beurt om te leveren.

‍

‍

4.2 Showtime: genieten van het evenement

‍

De opbouw is klaar, jij bent ready, en de eerste gasten komen binnen. Dit is het grote moment waar je naartoe gewerkt hebt.

‍

De start van jouw evenement. Afhankelijk van wat je hebt afgesproken, start het evenement misschien met een welkomstdrankje, borrelplank of andere snacks. Of het is juist simpeler ingestoken, gewoon gezellig samen eten en daarna weer naar huis. Beide zijn prima. Niet elk evenement hoeft groots te zijn.

‍

Ontspan en geniet. Dit klinkt simpel, maar vergeet het niet: geniet zelf ook. Je hebt hard gewerkt aan de voorbereiding, nu mag je de vruchten plukken. Praat met je collega's, eet mee, en wees aanwezig. Mensen voelen het als je gestrest rondrent, en dat werkt niet bevorderlijk voor de sfeer.

‍

Meer dan alleen eten. Goede catering draait niet alleen om lekker eten, maar ook om de ervaring. Live cooking, zoals de mobiele pizza keuken van Holie Pizza catering, waarbij gasten zien hoe hun eten wordt bereid voegt een extra laag toe aan het evenement. Het is entertainment en catering in één. Mensen vinden het fascinerend om te zien hoe pizzadeeg door de lucht vliegt en voor hun ogen omgetoverd worden tot heerlijk verse pizza’s.

‍

‍

4.3 Het einde van jouw evenement

‍

Tegen het einde van het evenement beginnen gasten te vertrekken. Maar soms zit de sfeer er zo goed in dat mensen langer willen blijven. Bedenk van tevoren hoe je hiermee omgaat, met name bij externe locaties. Wat is qua uitloop oké, of moet iedereen echt op tijd weg zijn (denk aan overlast regels of sluitingstijden)?

‍

Maak het vertrek makkelijk. Zorg dat de garderobe of route ernaar goed zichtbaar is. Niets zo vervelend als gasten die hun jas niet kunnen vinden. Heb je weggevertjes of cadeautjes? Zet die klaar bij de uitgang met iemand die ze uitdeelt. Regel dit ruim voor de officiële eindtijd, dan hoef je niet te stressen op het laatste moment.

‍

Wat doe je met het overgebleven eten? Als je gastenaantal klopte en de cateraar zijn werk goed deed, blijft er weinig over - en dat is juist goed. Minder verspilling. Toch kan er wat overblijven. Goede cateraars nemen doggybags of containers mee (zoals pizzadozen) zodat gasten restjes mee naar huis kunnen nemen. Zo voorkom je verspilling en eindigt iedereen op een positieve noot met een midnight snack voor later.

‍

‍

4.4 Evalueren (leer voor volgende keer)

‍

Het evenement is voorbij, iedereen is naar huis - klaar toch? Nee. De evaluatie is misschien wel het belangrijkste onderdeel voor toekomstige events. Hier leer je wat werkte en wat beter kan.

‍

Waarom is het evalueren van je evenement zo belangrijk? Door te evalueren krijg je inzicht in of je doel is bereikt, of gasten tevreden waren, en of de catering aan verwachtingen voldeed. Deze input is goud waard voor je volgende evenement. Zonder evaluatie blijf je gokken, met evaluatie weet je het zeker.

‍

Hoe pak je de evaluatie van je evenement aan? Stuur binnen 48 uur een kort digitaal formulier naar alle aanwezigen. Houd het simpel - 5 tot 6 vragen maximaal. Mensen vullen liever een kort formulier in dan een uitgebreide enquête die ze toch niet afmaken.

‍

Effectieve evaluatievragen:

• Geef het evenement een cijfer van 1 tot 10
• Wat vond je het meest positief en waarom?
• Wat had beter gekund en waarom?
• Hoe tevreden was je met de catering? (variëteit, kwaliteit, presentatie, dieetwensen)
• Op welke manier kunnen we toekomstige evenementen verbeteren?
• Heb je handige tips of suggesties voor volgende keer?

‍

Analyseer de evaluatievragen op een slimme manier. Kopieer alle open antwoorden en gebruik ChatGPT om patronen te herkennen. Gebruik de prompt: "Geef een samenvatting van alle volgende antwoorden op de vraag '[jouw vraag]': '[alle antwoorden]'." Dat scheelt je tijd en je ziet direct waar de kern zit.

Maak een kort document met je conclusies: wat ging goed (herhalen), wat ging minder (anders doen), en concrete verbeterpunten. Bewaar dit voor je volgende evenement - dan begin je niet opnieuw vanaf nul maar bouw je voort op wat je hebt geleerd.

‍

Evalueren lijkt extra werk, maar het is de investering die je volgende evenement twee keer zo goed maakt.

‍

Klaar om je volgende bedrijfsevenement te organiseren?

‍

Je hebt nu een compleet stappenplan - van het bepalen van je doel tot de evaluatie achteraf. Maar laten we eerlijk zijn: het blijft een klus. Vooral als je het er nog bij moet doen naast je normale werk.

‍

Holie Pizza is dé catering specialist voor jouw bedrijfsevenement. Bij Holie Pizza organiseren we dagelijks bedrijfsevenementen voor bedrijven van 25 tot 500 personen. Van een casual teamlunch tot een groot jubileumfeest. En we doen meer dan alleen pizza's bakken. 

‍

Waarom kiezen voor Holie Pizza?

‍

• Wij denken met je mee. Vaak zien we dat klanten nog aan het oriënteren zijn. Wij maken je graag wegwijs in de mogelijkheden!
• Wij zijn flexibel in jouw gastenaantal. We begrijpen dat jouw gastenlijst nog niet definitief is. Bij ons kun je tot 7 dagen voor je event het aantal kosteloos wijzigen.
• Wij brengen een goede sfeer. Holie Pizza is opgericht omdat we niets liever doen dan het delen van onze passie voor pizzabakken. En dat merk je!
• Wij zijn een one-stop-shop. We halen er veel voldoening uit om onze klanten te ontzorgen. Bij ons fiks je niet alleen eten, maar ook dranken en meer!

‍

Klaar voor de volgende stap?

‍

Vraag vrijblijvend een offerte aan via onze website. Je ziet direct een indicatie van prijzen en kunt aangeven wat je nodig hebt. We nemen daarna contact op om alles door te nemen en mee te denken over de beste invulling voor jullie evenement.

‍

Of heb je eerst vragen? Bel direct naar 015 202 3623 en we sparren even over de mogelijkheden.

Van lunch tot groot feest - we maken er graag iets moois van samen.

‍

Ciao,
Jeroen en Philippe
Oprichters Holie Pizza

‍