Laatste update: 2 november 2025
Je baas komt naar je toe: "Kunnen jullie over 3 maanden een personeelsfeest organiseren voor het hele team?" Je denkt: waar begin ik?
We snappen het. Een bedrijfsfeest organiseren is best een klus. Vooral als je het voor het eerst doet, of als het alweer een tijdje geleden is.
In deze gids leer je stap voor stap hoe je een onvergetelijk personeelsfeest organiseert, van de eerste planning tot evaluatie achteraf. Deze whitepaper is gebaseerd op 12 diepte-interviews met office managers, HR-professionals en management assistenten, plus honderden evaluaties van corporate events.
Het organiseren van een personeelsfeest draait om meer dan alleen een gezellige avond. Het gaat om waardering te tonen aan je team, successen te vieren, en verbinding en plezier te creëren binnen het bedrijf. Een goed georganiseerd personeelsfeest zorgt ervoor dat medewerkers zich gewaardeerd voelen, wat de werksfeer verbetert en medewerkers zelfs productiever maakt.
Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar dit vergeten mensen het vaakst. "We organiseren een personeelsfeest" – oké, maar waarom? Want dat bepaalt alles wat je daarna doet.
Voorbeelden van doelen:
Waarom dit zo belangrijk is? Als je jouw doel scherp hebt, kun je later makkelijker een passende invulling bedenken. Als je een jubileumfeest wil organiseren, kies je een andere invulling dan wanneer je medewerkers wil motiveren. Bij het eerste, zal de invulling meer feestelijk zijn en kun je meer prioriteit geven aan de catering, entertainment en misschien zelfs een leuk thema.
Schrijf je doel op in één zin. Echt. Doe het. Dan kun je bij elke volgende keuze checken: past dit bij ons doel?
In de meeste gevallen kiezen bedrijven voor hun eigen locatie. Logisch, want je kent de ruimte, het is gratis, en iedereen weet hoe ze er moeten komen. Een evenement op eigen locatie heeft veel voordelen. Toch kan het soms ook juist extra feestelijk zijn om het evenement op een externe locatie te organiseren.
Indien je kiest voor een externe locatie, let dan op:
We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: Begin op tijd. Zeker als je plant in mei, juni, september of december – dan zijn alle goede cateraars al snel volgeboekt. Voor dit soort hoogseizoen maanden bij events, raden we aan om drie tot zes maanden van tevoren al te boeken.
Het bepalen van een geschikte datum hangt natuurlijk af van wanneer de meeste gasten aanwezig kunnen zijn. Voor interne events is het belangrijk om rekening te houden met mogelijke andere bedrijfsactiviteiten.
Niet duidelijk wanneer de meeste mensen kunnen? Je kunt de beschikbaarheid pijlen door een poll met drie of vier opties te delen. Kijk simpelweg eerst wanneer de meeste mensen kunnen en maak dan de datum pas definitief!
Nadat je de datum hebt bepaald, is het belangrijk om deze zo snel mogelijk te delen met alle genodigden. Houd het lekker simpel, een kort berichtje is voldoende: "Hoi, op [datum] gaan we [iets leuks] doen. Houd 'm vrij! Meer info volgt later."
Dat is alles. Geen uitgebreide mail, geen programma, gewoon de date claimen in mensen hun agenda.
Terwijl jij de datum al geclaimd hebt, kun je met een gerust hart verder nadenken over de invulling van het bedrijfsfeest (zie deel 3). Je hebt dan rustig de tijd om verschillende opties te overwegen, offertes aan te vragen en een concreet programma samen te stellen.
Wanneer je meer duidelijkheid hebt over de verdere invulling van jouw event, kun je mensen een uitnodiging versturen met meer informatie. Maar denk ook aan jezelf! Je wil natuurlijk ook graag weten wie er wel/niet/misschien komen en wat eventuele dieetwensen en allergieën zijn waar de catering rekening mee moet houden.
Welke tools zijn handig? Je kunt het best een uitnodiging versturen vanuit jouw digitale (zakelijke) agenda. Om additionele informatie uit te vragen is het handig om een formulier toe te voegen. Denk hierbij aan Google Forms, Typeform of Surveymonkey.
We raden aan om een deadline te stellen voor het opgeven van de aanwezigheid. Gebruikelijk is om dit 7-14 dagen voor het evenement te doen. Dit is namelijk belangrijk voor het doorgeven van de definitieve aantallen aan de cateraar.
Holie Pizza stelt haar klanten in staat om tot 7 dagen voor hun evenement het aantal gasten kosteloos te verhogen of verlagen. Volledig afgestemd op jouw wensen. Zo voorkom je onnodige kosten en minimaliseren je samen de foodwaste.
Save the date verstuurd – check. Uitnodiging verstuurd – check. En dan... stilte. Want zo gaat het meestal.
Mensen zijn druk, je mail verdwijnt tussen de 47 andere mails van die dag, en voor je het weet is het twee dagen voor de deadline en heeft de helft nog niet gereageerd. Herkenbaar? Dan ben je niet de enige.
Plan daarom strategische reminders in op deze momenten:
Maak het interactief voor meer betrokkenheid: Mensen reageren beter als ze het gevoel hebben dat hun mening ertoe doet. Laat ze bijvoorbeeld stemmen tussen twee catering-opties, of vraag welke activiteit ze het leukst vinden. Een simpele poll met "Pizza Margherita of Pizza BBQ Ch*cken?" zorgt ervoor dat mensen niet alleen reageren, maar zich ook betrokken voelen bij jouw evenement.
Het kan een uitdaging zijn om een leuke invulling te bedenken voor het organiseren van een personeelsfeest. Zeker als jullie op regelmatige basis iets organiseren, kan het lastig zijn om steeds iets nieuws te bedenken. Kijk daarom goed naar je doel voor het event en of dit wellicht anders is dan de vorige keer.
Als je succes wilt vieren:
Als je het team wilt verbinden met vol verbinding:
Als je waardering wilt tonen aan je team:
Als je mensen wilt motiveren en inspireren:
Je kunt natuurlijk meerdere activiteiten of elementen combineren. Denk bijvoorbeeld aan: ontvang je gasten met champagne, luister dan naar een inspirerende spreker en sluit af met lekker eten en drinken samen. Zo stel je zelf een bedrijfsfeest samen dat goed past bij je doel, het publiek en het moment. Dit bepaalt mede de invulling en zorgt dat jouw feest blijft hangen.
De realiteit is dat het budget sterk afhankelijk is van jouw bedrijf en het type evenement. Meestal wordt er gewerkt met een budget per persoon, maar soms ook met een totaalbedrag waar je binnen moet blijven. Denk ook aan de werkkostenregeling die van toepassing kan zijn.
Voor casual events zoals een teamlunch of borrel ligt het budget doorgaans tussen de €25 en €40 per persoon. Hiervoor krijg je goed eten, denk aan versgebakken pizza's uit onze foodtrucks, eventueel aangevuld met een borrelplank of toetje. Bij dit soort personeelsfeesten kiezen bedrijven er vaak voor om de dranken zelf te regelen.
Voor grotere events zoals een jaarlijks personeelsfeest, Kerstdiner of zomerfeest zie je budgetten tussen de €45 en €75 per persoon. Hier pak je het groter aan met een uitgebreid buffet: voorgerechten, meerdere hoofdgerechten, salades, en een feestelijk toetje.
Wat bepaalt het verschil? Het draait vooral om de hoeveelheid gangen, de variatie in het menu, en of dranken wel of niet bij de cateraar worden afgenomen. Hoe uitgebreider het menu en completer het arrangement, hoe hoger het budget per persoon.
Een praktische tip: houd 10-15% van je budget achter als buffer voor onverwachte kosten. Dit voorkomt stress op het laatste moment.
Naast het eten en drinken is er nog iets dat vaak wordt vergeten: de sfeer en beleving. Live cooking - zoals pizza's die voor de neus van je gasten worden gemaakt - voegt niet alleen smaak toe, maar ook entertainment. Deze ervaring maakt je bedrijfsfeest onvergetelijk, zonder dat je daar aparte entertainment voor hoeft in te huren.
Dit is het moment waar alles om draait. Je kunt de mooiste locatie hebben, het beste programma, en de perfecte speeches - maar als het eten niet deugt, is dat wat mensen onthouden. Goede catering maakt een bedrijfsfeest.
Is het eten echt lekker? Klinkt logisch, maar je zou versteld staan hoe vaak dit misgaat. Kwalitatief hoogwaardig eten is niet negotiable - het is de basis. Check reviews, vraag naar referenties, en als het kan: proef van tevoren.
Denkt de cateraar mee? Een goede cateraar stelt vragen. Over de gelegenheid, jullie wensen, verwachtingen, je groep, je budget. Wij denken graag met je mee en komen met suggesties die je zelf niet had bedacht. Bij het organiseren van een personeelsfeest is die ervaring en dat meedenken cruciaal.
Ervaring en bewezen kwaliteit. Heeft de cateraar dit vaker gedaan bij het organiseren van personeelsfeesten? En wat vonden anderen ervan? Lees de reviews om te onderzoeken hoe andere klanten de cateraar ervaren hebben.
Flexibiliteit met aantal gasten. De realiteit is dat aantallen veranderen. Mensen melden zich af, nieuwe collega's worden uitgenodigd of plannen wijzigen. Een cateraar die tot een week van tevoren nog aanpassingen toestaat, zoals Holie Pizza, bespaart je onnodige kosten en stress. Vraag vrijblijvend naar de mogelijkheden.
Professionele uitstraling. Van de eerste offerte tot de uitvoering op de dag zelf: alles moet kloppen. Verzorgd eten, nette presentatie, en een team dat weet wat ze doen.
Duurzaamheid. Voor steeds meer bedrijven is dit een must. Waar komt het eten vandaan? Wat gebeurt er met verspilling? Wij zorgen voor plantaardige opties, lokale en seizoensgebonden ingrediënten, en compenseren zelfs de CO2-uitstoot.
Prijs-kwaliteit moet kloppen. De goedkoopste optie is zelden de beste. Focus op waar je het meeste waarde voor je geld krijgt. Een iets hogere prijs die zorgt voor veel betere kwaliteit is vaak de betere investering.
One-stop-shop voordeel. Hoe minder partijen je moet coördineren, hoe makkelijker. Als één cateraar zowel eten, drinken als aankleding kan verzorgen, scheelt dat enorm veel gedoe. Wij helpen je graag met complete arrangementen van a tot z.
Wat kun je verwachten van een volledige cateraar?
De bottom line: kies een cateraar waar je vertrouwen in hebt. Iemand die begrijpt wat je wilt bereiken, die denkt graag met je mee, en die bewezen heeft dat ze kwaliteit leveren. Een goed georganiseerd event met blije gasten maakt meer impact dan een goedkoop evenement waar niemand enthousiast over is.
Een draaiboek is je overzicht van alles wat er die dag gaat gebeuren - met tijden erbij. En dan bedoelen we echt alles. Niet alleen wat je gasten zien, maar ook wat erachter gebeurt: wanneer arriveert de cateraar, hoe lang duurt de opbouw, wanneer begint de afbouw?
Waarom is een draaiboek zo belangrijk bij het organiseren van een personeelsfeest? Zonder draaiboek vlieg je blind. Met een draaiboek weet iedereen - van cateraar tot DJ tot die collega die een speech houdt - wat er van hen verwacht wordt en wanneer.
Een concreet voorbeeld. Je organiseert een bedrijfsborrel voor 100 mensen:
Onderschat de opbouwtijd niet. Voor standaard catering met 100 personen reken je minimaal 1 tot 1,5 uur opbouwtijd. Bij grotere events of extra aankleding eerder 2 tot 3 uur.
Wie maakt het draaiboek? Idealiter doet je cateraar dit. Zij weten hoeveel tijd ze nodig hebben en kunnen inschatten hoelang onderdelen duren. Organiseren begint met een goed draaiboek.
De leuke dingen zijn geregeld. Nu de praktische kant. Dit soort details lijken misschien onbelangrijk, maar ze kunnen je bedrijfsfeest maken of breken. Bespreek deze zaken van tevoren met je cateraar om verrassingen op de dag zelf te voorkomen.
Hoe zit het met stroom voor catering? Professionele catering draait op elektriciteit. Voor kleine events met enkel pizzaovens, kom je meestal uit met gewone stopcontacten. Voor evenementen met meerdere elektrische apparaten kan krachtstroom handig zijn. Check dit van tevoren met je cateraar.
Hoeveel ruimte heeft de catering nodig? Is er een lift voor zwaar materiaal, of moet alles via de trap? Waar kan er in- en uitgeladen worden? Dit scheelt enorm veel gedoe als je cateraar dit van tevoren weet.
Hoe zit het met parkeren? Afgezien van de parkeergelegenheid voor alle gasten, is het belangrijk dat er rekening gehouden wordt met het parkeren voor de cateraar.
Moet de cateraar gebruik maken van liften? Goede cateraars zijn voorbereid op alle soorten feestlocaties en kunnen hun set-up prima opbouwen op de tiende verdieping. Belangrijk dat het duidelijk is waar er in- en uitgeladen moet worden en wat de afmetingen van de lift zijn.
Wie is er op de dag zelf aanwezig als aanspreekpunt? Zorg dat je cateraar een mobiel nummer heeft voor noodgevallen. Regel dat iemand sleutels of toegangspassen heeft als de locatie nog gesloten is bij aankomst.
Bij Holie Pizza ontvangen klanten standaard na akkoord van de offerte een formulier met alle praktische vragen. Zo ben je volledig ontzorgd en hoef jij er zelf niet over na te denken.
Een thema is niet noodzakelijk, maar het kan je personeelsfeest organiseren van "leuk" naar "onvergetelijk" tillen. Het geeft richting aan alle keuzes die je maakt, van aankleding tot muziek tot het eten. En het belangrijkste: mensen vinden het leuk.
Waarom een thema werkt: een goed thema zorgt ervoor dat alles op elkaar aansluit. De decoratie past bij de muziek, het eten past bij de sfeer, en het geheel voelt coherent. Mensen kunnen zich erop kleden, wat direct zorgt voor meer betrokkenheid.
Goede ideeën voor thema's:
Bespreek je thema met je cateraar. Als je een thema kiest, doe het dan goed. Ga all-in. We niet alleen denken mee over de invulling, maar kunnen ook onze presentatie (en soms zelfs eten) aanpassen aan je gekozen thema.
Er zijn altijd mensen die niet of pas laat reageren. Daarom is die deadline zo belangrijk. Meestal ligt deze 7 tot 10 dagen voor het evenement. Stuur in de dagen ervoor nog een paar reminders, en sluit op de deadline-dag de registratie.
Het belang van de definitieve gastenlijst: met het definitieve aantal kan je cateraar precies inschatten hoeveel eten en drinken nodig is. Geen verspilling, geen tekorten, geen onnodige kosten. Je hebt dan ook alle dieetwensen en allergieën inzichtelijk.
Last-minute wijzigingen kunnen gebeuren! Check of je cateraar flexibiliteit biedt; wij staan aanpassingen toe tot een week van tevoren. Vraag vrijblijvend contact voor meer informatie. Dat voorkomt stress en minimaliseert food-waste.
Als je het goed hebt voorbereid, is jouw werk grotendeels gedaan. De dag zelf draait om uitvoering - en dat is vooral de taak van je cateraar en eventuele andere leveranciers.
Het draaiboek is je houvast. Vandaag val je terug op dat draaiboek waarin alles staat: wie komt wanneer, wat gebeurt er op welk moment, en hoe laat is iedereen weer weg. Geen verrassingen, geen chaos.
Jouw rol vandaag: zorg dat je bereikbaar bent als de cateraar arriveert. Check of de ruimte toegankelijk is en dat iemand de deur kan opendoen. En dan: loslaten. Jij hebt je werk gedaan, nu is het hun beurt om te leveren.
De opbouw is klaar, jij bent ready, en de eerste gasten komen binnen. Dit is het grote moment waar je naartoe gewerkt hebt.
De start van jullie personeelsfeest: afhankelijk van wat je hebt afgesproken, start het evenement misschien met een welkomstdrankje, borrelplank of andere snacks. Of het is juist simpeler ingestoken, gewoon gezellig samen eten en daarna weer naar huis. Beide zijn prima. Niet elk bedrijfsfeest hoeft groots te zijn.
Ontspan en geniet. Dit klinkt simpel, maar vergeet het niet: geniet zelf ook. Je hebt hard gewerkt aan de voorbereiding, nu mag je de vruchten plukken. Praat met je collega's, eet mee, en wees aanwezig.
Meer dan alleen eten: goede catering draait niet alleen om lekker eten, maar ook om de ervaring. Live cooking, zoals de mobiele pizza keuken van Holie Pizza catering, waarbij gasten zien hoe hun eten wordt bereid voegt een extra laag entertainment toe aan het evenement. Het is entertainment en catering in één. Dit maatwerk maakt jullie eigen personeelsfeest echt onvergetelijk.
Tegen het einde van het bedrijfsfeest beginnen gasten te vertrekken. Maar soms zit de sfeer er zo goed in dat mensen langer willen blijven. Bedenk van tevoren hoe je hiermee omgaat, met name bij externe feestlocaties.
Maak het vertrek makkelijk. Zorg dat de garderobe of route ernaar goed zichtbaar is. Heb je weggevertjes of cadeautjes? Zet die klaar bij de uitgang. Regel dit ruim voor de officiële eindtijd.
Wat doe je met het overgebleven eten? Als je aantal gasten klopte en de cateraar zijn werk goed deed, blijft er weinig over. Toch kan er wat overblijven. Goede cateraars nemen doggybags of containers mee (zoals pizzadozen) zodat gasten restjes mee naar huis kunnen nemen.
Het bedrijfsfeest is voorbij, iedereen is naar huis - klaar toch? Nee. De evaluatie is misschien wel het belangrijkste onderdeel voor toekomstige events. Hier leer je wat werkte en wat beter kan.
Waarom is evalueren zo belangrijk? Door te evalueren krijg je inzicht in of je doel is bereikt, of gasten tevreden waren, en of de catering aan verwachtingen voldeed. Deze input is goud waard voor je volgende jubileumfeest of personeelsfeest. Zonder evaluatie blijf je gokken, met evaluatie weet je het zeker.
Hoe pak je de evaluatie aan? Stuur binnen 48 uur een kort digitaal formulier naar alle aanwezigen. Houd het simpel - 5 tot 6 vragen maximaal. Mensen vullen liever een kort formulier in dan een uitgebreide enquête.
Effectieve evaluatievragen:
Analyseer de evaluatievragen op een slimme manier. Kopieer alle open antwoorden en gebruik ChatGPT om patronen te herkennen. Dat scheelt je tijd en je ziet direct waar de kern zit.
Maak een kort document met je conclusies: wat ging goed (herhalen), wat ging minder (anders doen), en concrete verbeterpunten. Bewaar dit voor je volgende event - dan begin je niet opnieuw vanaf nul maar bouw je voort op wat je hebt geleerd.
Evalueren lijkt extra werk, maar het is de investering die je volgende bedrijfsfeest organiseren twee keer zo goed maakt.
Je hebt nu een compleet stappenplan voor het organiseren van een personeelsfeest - van het bepalen van je doel tot de evaluatie achteraf. Maar laten we eerlijk zijn: het blijft een klus. Vooral als je het er nog bij moet doen naast je normale werk. Veel bedrijven kiezen ervoor om hun personeelsfeest te laten organiseren door een professionele partij of evenementenbureau.
Holie Pizza is dé catering specialist voor jouw bedrijfsfeest. Bij Holie Pizza organiseren wij dagelijks bedrijfsfeesten voor bedrijven van 25 tot 500 personen. Van een casual teamlunch tot een grootschalig bedrijfsfestival of jubileumfeest. En we doen meer dan alleen pizza's bakken.
Wij denken met je mee. Vaak zien we dat klanten nog aan het oriënteren zijn. Wij maken je graag wegwijs in de mogelijkheden! Of je nu een klein personeelsfeest of groot bedrijfsfeest wilt organiseren, wij denken graag mee.
Wij zijn flexibel in jouw aantal gasten. We begrijpen dat jouw gastenlijst nog niet definitief is. Bij ons kun je tot 7 dagen voor je event het aantal kosteloos wijzigen. Vraag vrijblijvend naar een voorstel op maat.
Wij brengen een goede sfeer. Holie Pizza is opgericht omdat we niets liever doen dan het delen van onze passie voor pizzabakken. En dat merk je! Onze interactieve live cooking zorgt voor entertainment en een onvergetelijke ervaring.
Wij zijn een one-stop-shop van a tot z. We halen er veel voldoening uit om onze klanten te ontzorgen. Bij ons fiks je niet alleen catering, maar ook dranken en aankleding! Van foodtrucks tot walking dinner, van interactieve activiteiten tot complete foodstands - organiseren we allemaal.
Vraag vrijblijvend een offerte aan via onze website. Je ziet direct een indicatie van prijzen en kunt aangeven wat je nodig hebt. We nemen daarna vrijblijvend contact op om alles door te nemen en mee te denken over de beste invulling voor jullie bedrijf en jullie evenement.
Of heb je eerst vragen? Bel direct naar 015 202 3623 en we sparren even over de mogelijkheden.
Van lunch tot groot feest - we maken er graag iets moois van samen. Laat je personeelsfeest organiseren door ervaren professionals die weten hoe ze een onvergetelijk bedrijfsfeest neerzetten.
Ciao,
Jeroen en Philippe
Oprichters Holie Pizza